Tipps und Tricks für Businessflieger

So gelingt dein erfolgreicher Businessflug

Damit ein Business-Flug reibungslos abläuft, solltest du diesen sorgfältig planen. Es gilt dabei die drei Reisephasen (Vorbereitungsphase, Reisephase, Nachbereitung) optimal zu nutzen. Auch wenn es dabei einiges zu beachten gibt und etwas Aufwand damit einhergeht, lohnt es sich im Endeffekt auf jeden Fall – denn so bist du auf der sicheren Seite, wenn du Pannen und Stress vermeiden möchtest. Zudem lassen sich viele Aufgaben von zuhause aus leichter organisieren, als von unterwegs (du hast auf Reisen in der Regel keinen Drucker oder Scanner mit, der Akku kann leer werden und es steht auch nicht immer W-LAN zur Verfügung).

Die Vorbereitungsphase

Um gleich nach der Ankunft am Flughafen zügig voran zu kommen, solltest du vorab bereits folgende Dinge checken:

• Lade dir einen Stadtplan auf dein Smartphone (am besten ist es, wenn du eine Offlinekarte von Google Maps herunterlädst, falls du unterwegs keinen Internetempfang hast. Seit 2013 bietet Google Street View auf Google Maps auch die Möglichkeit an, sich zahlreiche Flughäfen (z.B. Wien, Barcelona, London Gatwick, Madrid, …) im Internet vorab anzusehen, deren Stoßzeiten zu erkunden und Rezensionen zu schreiben und zu lesen.
• Nimm dir eine (eventuell ausgedruckte) Routenbeschreibung zu deinem Hotel bzw. zu der Location mit, in der dein Termin stattfindet.
• Die Reservierungsunterlagen für ein eventuell bereits vorab bestelltes Mietauto sollten gleich nach der Ankunft griffbereit sein.
• Ein Screenshot, der Überblick über die Öffis vor Ort gibt, erleichtert dir die Weiterreise vom Flughafen.
• Deine Geschäftsunterlagen sollten im Handgepäck Platz finden. Gibt niemals wichtige Dokumente, USB-Sticks mit Präsentationen, Infomappen etc. in deinen Koffer. Denn wer weiß, ob er gleichzeitig mit dir ankommt?
• Handelt es sich um eine kurze Geschäftsreise, solltest du möglichst nur mit Handgepäck unterwegs sein. Das erspart dir Wartezeiten beim Check-In und bei der Gepäckausgabe nach der Landung.
• Kommst du nicht ohne Koffer aus, lohnt es sich diesen mit einem „Fragile-Aufkleber“ zu kennzeichnen. Mit etwas Glück wird der Koffer im Flugzeug dann obenauf verstaut und kommt somit auch gleich zu Beginn auf das Gepäckband. Das spart Wartezeit!
• Ein letzter Dokumenten-Check vor der Fahrt zum Flughafen bringt dir die Sicherheit, nichts Wichtiges zu vergessen. Der Check sollte aber nicht nur Reiseunterlagen wie deinen Pass (Gültigkeit vorab überprüfen), Visum, EC-Card, Führerschein oder Reservierungsbestätigungen umfassen. Du solltest auch deine Arbeitsunterlagen überprüfen: Ist alles eingepackt, was du für deinen Termin benötigst? Hast du die Dokumente sicherheitshalber per Mail oder auf einer Cloud gesichert, falls etwas verloren geht? Ist alles Benötigte am Laptop aktualisiert?
• Gute Hilfe um nichts Wichtiges zu vergessen, bieten dir auch elektronische Packlisten und Apps.
• Denke daran, alle benötigten, elektronische Arbeitsgeräte (Laptop, Tablet, Firmenhandy, …) einzupacken.
• Hast du ein schlechtes Namensgedächtnis, solltest du die Zeit im Flugzeug nochmals dazu nutzen, dir die Namen aller Geschäftskontakte, die du treffen möchtest, in Erinnerung zu rufen. Bei Geschäftsreisen sind der persönliche Kontakt und das Networking essentiell. Du solltest daher gut vorbereitet ankommen und wissen, mit wem du es zu tun hast.
• Arbeite vorab einen detaillierten Zeitplan aus. Dieser sollte alle Wege vom Flughafen zu den weiteren Zielen beinhalten. Ein gewisser Zeitpuffer muss unbedingt eingeplant werden. Wer darauf vergisst, kann bei Flugverspätungen, Wartezeiten beim Zoll, beim Gepäckband oder bei der Mietwagenfirma in unangenehme Zeitnot und damit in Stress kommen.
• Um den besten Platz im Flugzeug zu bekommen ist es als Geschäftsreisender sinnvoll eher am Gang zu buchen, so ist man schneller beim Handgepäck und kann das Flugzeug eher früher verlassen. Auch das Buchen in der Nähe der Ausgänge ist für Eilige die bessere Wahl.
• Ein Online Check-In kann helfen am Flughafen etwas Zeit und vor allem Stress zu sparen. Manche Schlange vor den Schaltern kann einem den Antritt der Reise schon vermiesen.

Die Reisephase

• Wer die Reisezeit optimal nutzen möchte, beschäftigt sich in den letzten Stunden vor dem anstehenden Geschäftstermin gerne mit der Vorbereitung von Präsentationen, der Durchsicht von Verträgen, Statistiken oder der vorangegangenen Kommunikation. Ärgerlich, wenn in diesem Fall der Laptop / das Tablet aus Strommangel den Geist aufgibt. Power Banks sind eine praktische und platzsparende Zwischenlösung, um an Strom zu kommen. Trotzdem solltest du einen Zwischenstopp am Flughafen dazu nutzen, die Akkus deiner elektronischen Arbeitsgeräte wieder vollständig aufzuladen.
• Musst du während deines Fluges mehrere Zeitzonen überbrücken, solltest du deine Uhr rechtzeitig auf die am Ziel aktuelle Ortszeit umstellen, um keine Termine zu verpassen.
• Ist ein längerer Aufenthalt an einem Flughafen notwendig, können Businessflieger die Airport Lounges nutzen. Diese bieten dir Platz und Ruhe zum Arbeiten, aber auch zum Entspannen.
• Wenn du im Flugzeug on- / offline am Laptop arbeitest, vergiss nicht, dass dir im engen Passagierraum andere Fluggäste leicht und unbemerkt über die Schulter schauen können. Es ist daher zweckmäßig, keine heiklen Dokumente zu öffnen. Vergiss auch nicht dein Handy in Flugmodus zu versetzen. Dies wird aber im Flugzeug bei der Sicherheitseinweisung auch immer wieder bekannt gegeben, das sollte daher kein Problem sein.
• An den Flughäfen selbst wird dir mittlerweile fast überall kostenfreies W-LAN offeriert. Du solltest aber Vorsicht walten lassen, wenn du dich in einem öffentlichen Netzwerk einloggst (das gilt auch für dein Smartphone). Profi-Hacker können sich rasch und unbemerkt Zugang zu deinen elektronischen Geräten verschaffen und erheblichen Schaden anrichten.
• Um möglichst frisch am Reiseziel anzukommen, solltest du darauf achten, unterwegs ausreichend zu trinken. Alkohol und Kaffee sollten aus gesundheitlichen Gründen vor und während einem Flug nur in Maßen genossen werden. Benötigst du viel Flüssigkeit, solltest du auch die Angebote in den Business-Lounges der Flughäfen nutzen.
• Bei längeren Flügen droht natürlich der gefürchtete Jetlag. Um dennoch möglichst fit zu bleiben, solltest du - wenn die Flugrichtung nach Westen geht, einige Tage vor dem Abflug länger wach bleiben. Fliegst du Richtung Osten, empfiehlt es sich die Tage vor der Flugreise etwas zeitiger zu Bett zu gehen.

Nach der Rückkehr

Wenn du von deiner Geschäftsreise heimgekommen bist, ist eine ausführliche Nachbearbeitung ebenso wichtig, wie die Planungs- und Reisephase selbst:

• Empfehlenswert für dich, aber auch deine Kollegen, ist die Anfertigung eines kurzen Reise-Nachberichtes nach der Rückkehr (z.B. was hat gut funktioniert, wo man am Flughafen am besten günstig parken kann, war das Flughafenhotel empfehlenswert, worauf sollte man künftig besser achtgeben, …). Ein solches Protokoll hilft Mitarbeitern bei der Reiseplanung und auch du wirst ein paar Jahre später froh darüber sein, gewisse Dinge nachlesen zu können.
• Nicht vergessen solltest du nach der Reise auch auf die Abrechnung der Reisespesen. Dazu gilt (wie bei allen Geschäftsreisen) die Belege von unterwegs (z.B. Taxirechnung vom Flughafen zum Hotel, Mietwagenabrechnung oder Hotelrechnung) aufzubewahren. Vergiss auch nicht auf die Abrechnung der Diäten. Eine Übersicht über die aktuellen Reisediäten in den verschiedenen Ländern findest du online auf zahlreichen (Wirtschafts-)Portalen.